Adjoint(e) administratif(ve) et comptabilité

Description du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence. Cette personne est responsable de diverses tâches administratives qui soutiennent à la fois la direction générale et les opérations quotidiennes. Ses responsabilités peuvent inclure la gestion des appels téléphoniques et de la correspondance, la coordination des réunions et des calendriers, la préparation de documents et de rapports, la gestion des fournitures de bureau, la prise en charge de la comptabilité et des paies.

Dans un environnement motivant, dynamique, ouvert et stimulant, cette personne sera aussi responsable d’effectuer le suivi des états de compte mensuels, de faire des suivis de paiements et de coordonner les besoins en matière d’assurances collectives.

Spécifications :

• Poste de 30 à 35 heures par semaine
• Poste majoritairement en présence au bureau de Lévis

Tâches :

Volet administratif

• Gérer différents dossiers administratifs spécifiques ;
• Assister l’équipe dans la gestion des calendriers ;
• Collaborer avec l’équipe des ventes pour l’élaboration de soumissions et pour différentes tâches administratives ;
• Collaborer avec l’équipe pour la préparation des documents de présentation ;
• Assister aux rencontres de direction et noter les procès-verbaux ;
• Gérer les fournitures dans les bureaux ;
• Prendre en charge les différents fournisseurs de l’agence.

Volet finances

• Effectuer la facturation, l’envoi et le suivi des comptes clients ;
• Suivi des comptes à recevoir ;
• Gestion et traitement des comptes fournisseurs ;
• Appliquer et maintenir des procédures de contrôle interne ;
• Conciliation bancaire des transactions ;
• Saisis des factures fournisseurs au système comptable et préparation des paiements fournisseurs.

Volet ressources humaines

• Préparer et traiter la paie à l’aide du système bancaire ;
• Assurer les suivis auprès des employés par rapport aux assurances collectives et aux avantages sociaux ;
• Assurer le suivi des performances et des mesures d’aide au rendement ;
• Mettre à jour la plateforme RH ;
• Effectuer les demandes de subventions ;
• Assister l’équipe dans leurs différentes questions techniques en lien avec les ressources humaines.

Exigences et compétences techniques recherchées

• Formation professionnelle ou équivalente e en gestion / comptabilité ;
• Avoir 2 à 4 ans d’expérience ;
• Démontrer d’excellentes habiletés en communication orale et écrite ;
• Rigueur, polyvalence et autonomie ;
• Connaissance de Quickbook ;
• Maîtrise de Words, Excel, Powerpoint (ou Keynote) ;
• Bonne connaissance de la G Suit de Google (un atout).

Pourquoi nous ?

• Assurances collectives ;
• 4 semaines de vacances ;
• Horaires flexibles ;
• Une équipe passionnée, humaine et tissée serrée ;
• Entreprise en très forte croissance ;
• De savoureux cafés (gratuit) du matin jusqu’au soir, selon la grosseur de ta journée ;
• Une vue spectaculaire : le Château Frontenac, le fleuve et son trafic maritime ;
• Des collègues qui ne deviendront pas seulement que des alliés, mais aussi tes meilleurs atouts ;
• Une culture d’entreprise orientée sur le bien-être et la progression.